windows 7 怎么虚拟打印，windows7自带虚拟打印机

***：Windows 7可进行虚拟打印，其自带虚拟打印机。虚拟打印可将文档转换为特定格式而无需实际的物理打印机。在Windows 7系统下，用户能利用自带的虚拟打印机功能来满足如将文档转换为PDF等需求。这一功能方便用户进行文件格式转换、文档存档等操作，无需额外安装虚拟打印软件，给用户在办公、文档处理等场景带来一定的便利。

本文目录导读：

1. Windows 7虚拟打印概述
2. 虚拟打印文件的管理与应用
3. 故障排除与常见问题解决
4. 虚拟打印在不同场景下的应用

《Windows 7下虚拟打印全攻略：功能、操作与应用场景》

Windows 7虚拟打印概述

1、虚拟打印的概念

- 在Windows 7系统中，虚拟打印是一种不依赖于物理打印机硬件，却能生成与实际打印输出相似结果的技术，它将文档内容按照打印机的处理方式进行转换，但输出结果可以是多种格式，如PDF、XPS等，这种方式对于那些不需要实体纸张打印，而只是想保存文档为特定格式或者进行电子文档处理的用户非常有用。

- 与传统打印相比，虚拟打印不需要连接真实的打印机设备，不会消耗纸张和墨盒等物理资源，它主要是利用软件层面的驱动程序来模拟打印机的功能，从而实现对文档的特殊处理。

2、虚拟打印的优势

格式转换便捷：当用户需要将一个Word文档转换为PDF格式时，不需要专门下载第三方转换软件，通过虚拟打印机，就可以直接将Word文档“打印”成PDF文件，操作简单且转换效果较好。

便于电子文档分发：在企业或学校等环境中，很多时候需要将文档以特定格式进行分发，虚拟打印能够将文档转换为通用的电子格式，如XPS，这种格式在不同的计算机上显示效果较为一致，方便共享和查看。

节省资源：由于不涉及实际的纸张和墨水使用，对于环保和降低办公成本有很大的帮助，也减少了打印机设备的磨损和维护成本。

二、Windows 7自带虚拟打印机的安装与设置

1、检查虚拟打印机是否已安装

- 在Windows 7系统中，默认情况下可能已经安装了一些虚拟打印机，可以通过以下步骤进行检查：点击“开始”菜单，选择“设备和打印机”，在打开的窗口中，如果看到有“Microsoft XPS Document Writer”或者其他类似的虚拟打印机图标，说明已经有虚拟打印机存在。

- 如果没有找到虚拟打印机图标，可以通过控制面板中的“程序和功能”选项来查看是否有相关的打印机组件被安装，如果没有安装，可以进行后续的安装步骤。

2、安装Windows 7自带虚拟打印机（以XPS Document Writer为例）

方法一：通过Windows功能添加

- 打开“控制面板”，点击“程序”，然后选择“程序和功能”，在左侧菜单中，点击“打开或关闭Windows功能”，在弹出的“Windows功能”对话框中，找到“XPS Services”和“XPS Viewer”选项，确保这两个选项被勾选，然后点击“确定”按钮，系统会自动安装或更新相关组件，安装完成后，“Microsoft XPS Document Writer”虚拟打印机就会出现在“设备和打印机”列表中。

方法二：使用系统安装光盘（如果有）

- 将Windows 7系统安装光盘插入光驱，如果系统自动弹出安装界面，选择“安装可选组件”或类似选项，如果没有自动弹出，可以在光盘根目录下找到“setup.exe”文件，双击运行后按照提示操作，在组件选择中找到与XPS相关的组件并进行安装。

3、虚拟打印机的基本设置

纸张大小和方向：在“设备和打印机”窗口中，右键单击“Microsoft XPS Document Writer”虚拟打印机图标，选择“设置为默认打印机”（如果需要的话），然后再次右键单击该图标，选择“打印首选项”，在“打印首选项”对话框中，可以设置纸张大小，如A4、A3等，还可以设置纸张方向为纵向或横向，这些设置会影响虚拟打印输出文件的页面布局。

分辨率和色彩模式：同样在“打印首选项”对话框中，部分虚拟打印机可能提供分辨率（如300dpi、600dpi等）和色彩模式（如彩色、灰度、黑白）的设置选项，较高的分辨率会使输出文件更清晰，但文件大小可能会增加；而不同的色彩模式适用于不同的需求，例如在只需要查看文字内容时，选择黑白模式可以减小文件大小。

三、使用Windows 7自带虚拟打印机进行虚拟打印

1、从应用程序中进行虚拟打印（以Word为例）

- 打开一个Word文档，点击“文件”菜单中的“打印”选项，在“打印”对话框中，选择“Microsoft XPS Document Writer”作为打印机，然后可以根据需要设置打印的页面范围（如全部、当前页、指定页码范围等）。

- 在设置好相关参数后，点击“打印”按钮，系统会弹出一个“保存打印输出为”对话框，用户可以选择保存文件的位置，输入文件名，并选择文件类型（通常为.xps格式），然后点击“保存”按钮，Word文档就会被虚拟打印成XPS文件。

2、虚拟打印其他文件类型（如Excel、PowerPoint等）

- 对于Excel工作表，操作过程与Word文档类似，打开Excel文件后，点击“文件” - “打印”，选择“Microsoft XPS Document Writer”虚拟打印机，设置好打印参数后进行保存。

- 在PowerPoint演示文稿中，也是通过“文件” - “打印”的流程，选择虚拟打印机并保存为XPS文件，不过，在PowerPoint中，可能需要注意幻灯片的布局和打印范围的设置，例如可以选择打印整个演示文稿、选定幻灯片或者讲义等不同模式。

3、批量虚拟打印

- 如果需要对多个文件进行虚拟打印，可以利用Windows 7的文件资源管理器功能，选中需要虚拟打印的多个文件（可以是同一类型的文件，如多个Word文档，也可以是不同类型的文件），右键单击选中的文件，选择“打印”选项，系统会按照默认的虚拟打印机设置，依次对每个文件进行虚拟打印操作，不过，需要注意的是，这种批量打印方式可能需要根据文件类型分别进行一些额外的设置，例如在打印不同类型文件时可能需要调整页面布局等参数。

虚拟打印文件的管理与应用

1、虚拟打印文件的存储与查找

- 虚拟打印生成的文件（如XPS文件）会按照用户指定的保存位置进行存储，为了方便管理，可以将这些文件存储在特定的文件夹中，例如在硬盘上创建一个名为“虚拟打印文件”的文件夹专门用于存放这些文件。

- 在Windows 7系统中，可以使用文件资源管理器的搜索功能来查找虚拟打印文件，在搜索框中输入文件名、文件类型（如.xps）或者其他相关关键词，就可以快速定位到需要的虚拟打印文件。

2、虚拟打印文件的查看与编辑（以XPS文件为例）

查看：Windows 7系统自带了XPS查看器，可以直接双击XPS文件进行查看，在XPS查看器中，可以进行页面导航、放大缩小等操作，就像查看PDF文件一样方便。

编辑（有限编辑）：虽然XPS文件是一种相对固定格式的文件，但在一定程度上可以进行编辑，可以使用一些第三方工具，如XPS Edit等，对XPS文件中的文字内容（在原始文档为可编辑格式且转换过程未完全锁定文本的情况下）、页面布局等进行有限的调整。

3、共享和分发虚拟打印文件

电子邮件发送：可以将虚拟打印生成的文件作为附件添加到电子邮件中进行发送，在撰写电子邮件时，点击“附件”按钮，然后选择要发送的虚拟打印文件（如XPS或PDF文件），不过，需要注意文件大小的限制，特别是当发送多个文件或者文件本身较大时。

网络共享：将虚拟打印文件存储在共享文件夹中，设置好相应的共享权限后，其他用户可以通过网络访问并下载这些文件，在企业内部网络中，可以在服务器上创建一个共享文件夹，将相关的虚拟打印文件放入其中，方便员工之间的信息共享。

故障排除与常见问题解决

1、虚拟打印机无法正常工作

驱动程序问题：如果虚拟打印机无法正常工作，首先检查驱动程序是否正常，可以通过右键单击虚拟打印机图标，选择“查看正在打印的任务”，如果任务一直处于“错误”或“暂停”状态，可能是驱动程序出现故障，尝试重新安装虚拟打印机驱动程序，按照前面提到的安装步骤进行操作。

系统更新影响：Windows 7系统的更新可能会对虚拟打印机产生影响，如果在系统更新后虚拟打印机出现问题，可以尝试卸载最近的系统更新，看看是否能够恢复正常，如果问题解决，可以等待微软发布新的更新来修复该问题。

2、虚拟打印输出文件格式错误或损坏

应用程序兼容性问题：当从某些应用程序进行虚拟打印时，如果输出文件格式错误或损坏，可能是应用程序与虚拟打印机之间存在兼容性问题，某些旧版本的软件在与Windows 7自带虚拟打印机配合使用时可能会出现问题，尝试更新应用程序到最新版本，或者尝试在不同的应用程序中打开原始文件并进行虚拟打印。

文件权限问题：如果保存虚拟打印输出文件的文件夹没有足够的权限，也可能导致文件格式错误或损坏，确保用户对保存文件的文件夹具有写入权限，可以通过右键单击文件夹，选择“属性”，在“安全”选项卡中进行权限设置。

3、虚拟打印速度慢

系统资源占用过多：如果在虚拟打印时发现速度很慢，可能是因为系统资源被其他程序大量占用，关闭一些不必要的后台程序，如正在下载文件的下载工具、占用大量内存的多媒体播放器等。

文件复杂度过高：当要虚拟打印的文件内容非常复杂，例如包含大量的图片、图表或者复杂的格式设置时，虚拟打印的速度可能会变慢，在这种情况下，可以尝试简化文件内容，例如将图片的分辨率降低（如果允许）、减少不必要的格式设置等，然后再进行虚拟打印。

虚拟打印在不同场景下的应用

1、办公场景

- 在办公室中，虚拟打印可以用于快速将文档转换为便于共享和存档的格式，将重要的合同文件从Word格式转换为PDF格式，以确保文件在不同设备上的显示一致性，并且防止文件内容被意外修改，财务部门可以将Excel报表虚拟打印为XPS文件，方便在公司内部网络上进行分发和查看，同时也满足了财务数据安全性和格式稳定性的要求。

- 对于经常需要出差的员工，他们可以在没有连接打印机的笔记本电脑上使用虚拟打印功能，将需要的文档转换为电子格式，以便在移动设备上查看，将PowerPoint演示文稿虚拟打印为PDF文件，在平板电脑或智能手机上进行演示文稿的查看和复习。

2、教育场景

- 在学校和教育机构中，教师可以使用虚拟打印将教学课件（如Word教案、PowerPoint课件等）转换为统一的电子格式，方便在学校的教学资源平台上进行共享，学生也可以利用虚拟打印将自己的作业从不同的格式转换为规定的格式进行提交，例如将手写作业扫描后转换为PDF格式，再通过虚拟打印进行一些必要的页面调整后提交给老师。

- 虚拟打印还可以用于创建电子教材，将纸质教材扫描后，通过虚拟打印将扫描的图片转换为XPS或PDF格式，并添加书签、目录等电子元素，方便学生在电子设备上阅读学习。

3、家庭场景

- 家庭用户可以使用虚拟打印将一些重要的家庭文档（如家庭理财记录的Excel表格、家庭活动照片的说明文档等）转换为电子格式进行存档，这样可以避免纸质文档因受潮、火灾等意外情况而损坏丢失。

- 当家庭成员之间需要共享文档时，例如分享旅游计划的Word文档或者家庭聚会照片的说明文档，通过虚拟打印转换为通用的电子格式后，可以更方便地通过电子邮件、家庭网络共享等方式进行传递。

Windows 7自带的虚拟打印机为用户提供了一种方便、实用的文档处理方式，无论是在办公、教育还是家庭场景中都有着广泛的应用，通过合理利用虚拟打印功能，可以提高文档处理效率、节省资源并且更好地满足不同场景下的电子文档管理需求。